La méthode des 5 temps : reprendre le contrôle de vos semaines

On parle toujours de « gestion du temps ». Moi, je parle de gestion des temps. Avec un « s ». Ce n’est pas un caprice d’orthographe.

En formation, je pose souvent la même question aux cadres et aux dirigeants que j’accompagne. Combien d’heures pouvez-vous vraiment consacrer à votre travail chaque semaine ? Presque personne ne sait répondre. On sait combien d’heures on aimerait faire, combien on en fait quand ça déborde, combien le contrat en prévoit. Mais la capacité réelle, celle qui tient sur la durée sans abîmer le reste de sa vie, personne ne l’a jamais calculée.

Et c’est là que tout se joue. Si vous organisez votre temps professionnel sans regarder les quatre autres temps de votre vie, vous construisez votre planning sur du sable. Ça finit toujours de la même façon. Des journées qui s’allongent, des soirées qui disparaissent, et ce sentiment de courir après la montre sans jamais la rattraper.

Cet article vous présente la méthode que j’enseigne depuis des années en coaching et dans ma formation sur la gestion des temps et des priorités. Elle tient en cinq catégories, un tableau et trois questions. Et elle commence par une bonne nouvelle. Organiser son temps pour mieux vivre, c’est possible, quel que soit votre point de départ. Il faut juste accepter d’essayer, de vous planter, d’analyser et de recommencer.

Les 5 temps de votre vie

Chaque heure de votre semaine appartient à l’un de ces cinq temps. La subtilité, c’est que deux d’entre eux se ressemblent beaucoup et que le cinquième, on l’oublie presque toujours.

1. Le temps professionnel

C’est toute activité qui vous rapporte de l’argent, à un moment ou à un autre. Votre travail salarié, bien sûr. Mais aussi votre activité du soir, vos missions de freelance, et même la pelouse que vous tondez chez les voisins contre rémunération.

Ce point compte pour la suite. Le temps professionnel n’est pas seulement le temps de votre contrat de travail. C’est tout ce qui a un but lucratif.

2. Le temps personnel

C’est le temps qui vous fait plaisir, sans autre bénéfice que ce plaisir. Ce n’est pas une corvée et ça ne rapporte rien. Un film avec votre conjoint, une balade avec les enfants, une soirée entre amis, un jeu, du shopping.

Vie pro, vie perso, tout le monde connaît. Mais attendez la suite.

3. Le temps pour soi

C’est la catégorie que les gens découvrent en formation, et c’est souvent elle qui change tout.

Le temps pour soi, ce n’est pas la même chose que le temps personnel. C’est le temps que vous prenez pour nourrir votre intérieur et vous faire progresser, que ce soit votre corps, votre esprit ou votre âme. Courir le matin. Méditer. Lire un livre qui vous fait grandir. Pratiquer votre religion si vous en avez une. Faire de la sophrologie, jouer de la musique, apprendre quelque chose.

La différence avec le temps personnel est simple. Le temps personnel vous fait plaisir. Le temps pour soi vous nourrit. Le sport peut faire les deux, la télé rarement.

4. Le temps obligatoire

Dormir, se laver, manger, se rendre au travail, conduire les enfants, faire les courses, préparer les repas, faire le ménage. Ce sont les activités vitales. Elles ne sont pas forcément agréables, mais il faut les faire. Si vous y trouvez un vrai plaisir (certains adorent cuisiner), vous pouvez les basculer en temps personnel. Sinon, c’est du temps obligatoire, c’est comme ça.

5. Le temps perdu

Prenez une seconde avant de lire la définition. Vous voyez de quoi il s’agit, n’est-ce pas ?

Le temps perdu, c’est un temps qui n’est pas obligatoire, qui ne vous fait pas plaisir et qui ne vous apporte rien. Le défilement de votre fil d’actualité en mode zombie, le pouce qui descend sans que vous lisiez vraiment. La boîte mail que vous rafraîchissez douze fois dans l’heure. La télé qui continue après la fin du film, alors que c’est l’heure d’aller dormir et que le lendemain matin sera moins drôle. Les réunions qui ne servent strictement à rien.

Je l’aime bien, ce cinquième temps. Parce que quand on cherche du temps, c’est un bon petit réservoir.

L’exercice, remplir votre tableau des 5 temps

La théorie, c’est bien. Mais tant que vous n’avez pas mis de chiffres, vous ne savez pas où passe votre semaine.

Pour faire l’exercice, le plus simple est de partir de mon tableau. Je vous l’envoie gratuitement par email.

Le principe est simple. En lignes, vous avez les 5 temps et leurs sous-catégories (sommeil, hygiène, transport, repas, amis et famille, corps, esprit, réseaux sociaux, etc.). En colonnes, vous trouvez quatre types de journées.

• une journée de travail en semaine,
• une journée off en semaine (si vous êtes à 80 %, par exemple),
• le samedi,
• le dimanche.

Pour chaque colonne, vous remplissez le nombre d’heures passées dans chaque catégorie. Chaque colonne doit faire exactement 24 heures. Ensuite, vous indiquez combien de jours de chaque type vous avez dans la semaine (5 jours de travail et 0 jour off si vous êtes à temps plein, 4 et 1 si vous êtes à 80 %). Le total doit faire 7.

Quelques conseils pour bien le remplir.

• Commencez par le temps obligatoire. C’est le plus facile à estimer. Le sommeil, le transport et les repas posent tout de suite les bases.
• Ne mélangez pas les catégories. Un repas de famille le dimanche, c’est du temps obligatoire (le repas) ou du temps personnel (la famille), pas les deux à la fois.
• Si vous ne savez pas, observez. Notez pendant une semaine ce que vous faites vraiment. C’est souvent instructif.
• Ne cherchez pas la précision au quart d’heure. Un ordre de grandeur suffit.

Quand j’ai fait l’exercice devant mes stagiaires, avec mes propres chiffres, je suis arrivé à une quarantaine d’heures de travail par semaine. Ce chiffre, c’est votre capacité. Et vous allez voir qu’il change votre façon de regarder vos objectifs.

Les 3 choses à regarder dans votre tableau

1. Votre temps pour soi est-il à zéro ?

C’est l’indicateur le plus parlant. Quand on est débordé, le premier temps qui saute, c’est le temps pour soi. On arrête le sport, on n’ouvre plus de livre, on n’a plus « le temps » de souffler. C’est logique, c’est le seul temps qui ne crie pas quand on le supprime.

Si votre ligne « temps pour soi » est vide, considérez-le comme un voyant rouge. Il y a probablement quelque chose qui ne va pas dans votre organisation. Demandez-vous ce qui vous ferait du bien, vraiment. Une demi-heure de sophrologie, une heure de sport, un instrument de musique. Ces petits moments font redescendre le stress, et ce n’est pas un luxe.

Ce n’est pas un hasard si j’insiste. Dans mes accompagnements, je vois souvent la surcharge mentale arriver chez des gens qui avaient supprimé tout leur temps pour soi depuis des mois.

2. Votre capacité est finie

Vous pouvez avoir les plus beaux objectifs du monde, une semaine fait toujours 24 heures multipliées par 7. Une partie de ce temps est obligatoire, une autre doit rester personnelle et pour soi, sinon vous ne tiendrez pas.

Votre capacité de travail, c’est le chiffre que donne votre tableau. Pas celui que vous rêvez d’avoir. Toute votre organisation doit partir de là. Si vos objectifs demandent 60 heures par semaine et que votre capacité en compte 40, ce n’est pas un problème de motivation, c’est un problème d’arithmétique.

3. Votre réserve cachée, le temps perdu

Quand vous avez besoin de temps pour un projet, où le prenez-vous ? La plupart des gens le prennent sur leur sommeil, leur famille ou leur temps pour soi. C’est exactement l’inverse qu’il faut faire.

Le premier réservoir, c’est le temps perdu. Une demi-heure de défilement chaque soir, c’est trois heures et demie par semaine. Une réunion inutile par jour, c’est une demi-journée de travail. Avant de toucher à quoi que ce soit d’autre, allez chercher là.

De la capacité à vos objectifs

Le tableau des 5 temps n’est pas une fin en soi. Il sert à construire une organisation qui tient. Voici comment je l’utilise ensuite avec les personnes que j’accompagne.

Fixez peu d’objectifs, mais chiffrés et datés. Trois objectifs à 9 ou 12 mois, pas quinze. Si vous ne savez pas comment les formuler, je vous renvoie à mon article sur comment écrire un objectif.

Ramenez-les à 90 jours. Un objectif annuel, c’est abstrait. Un jalon à trois mois, c’est concret.

Découpez-les en heures. Pour chaque objectif à 90 jours, listez les grandes actions et estimez le temps de chacune. Par exemple 7 heures pour l’une, 18 pour une autre, 9 et demie pour la dernière. Comparez ensuite le total à votre capacité sur le trimestre (environ 350 heures pour 10 semaines à 35 heures). Si ça rentre, parfait. Si ça ne rentre pas, vous avez des chiffres pour en discuter avec votre manager. On ne négocie pas les objectifs, on négocie les moyens.

Réservez du temps pour l’imprévu. C’est le conseil qui surprend le plus. Je bloque chaque semaine un créneau intitulé « Imprévisible » dans mon agenda, par exemple le vendredi après-midi. Quand une urgence arrive, je ne m’énerve plus. Je déplace ce que j’avais prévu dans ce créneau, et je traite l’urgence. Comptez environ 20 % de votre temps pour l’imprévu. Si vous ne savez pas par où commencer, partez sur 4 heures par semaine et ajustez.

Gardez du temps pour prendre du recul. Environ 10 % du temps, pour regarder ce qui marche, ce qui coince, et réajuster. Une demi-heure le vendredi pour préparer les deux semaines suivantes suffit souvent.

Pour aller plus loin sur l’agenda, vous pouvez lire mon article sur comment organiser sa semaine.

Et l’intelligence artificielle dans tout ça ?

J’ai créé cette méthode avant l’arrivée de ChatGPT dans nos bureaux. Elle n’a jamais été aussi utile.

L’IA peut vraiment réduire votre temps obligatoire professionnel. Trier des mails, rédiger un compte-rendu, préparer un premier jet de reporting, découper un objectif en actions et en estimer la durée. Utilisée comme ça, elle vous rend des heures. À condition de garder une règle en tête : vous pouvez lui déléguer le tri, pas la décision. Et pensez à compter le temps de relecture, on l’oublie toujours.

Mais l’IA a aussi créé une nouvelle forme de temps perdu. « Je vais juste demander à ChatGPT » se transforme facilement en une heure de conversations qui ne mènent nulle part. Les fils d’actualité sont de plus en plus addictifs. Et comme produire trente pages ne coûte plus rien, on se retrouve à lire des documents interminables que personne n’avait vraiment demandés.

Le tableau des 5 temps vous aide à faire la différence. Si l’IA vous fait gagner du temps obligatoire, tant mieux. Si elle grossit votre temps perdu, c’est un signal. Et si le temps gagné part directement en travail supplémentaire sans jamais revenir à votre temps pour soi, c’est que l’outil vous gère au lieu de l’inverse.

Ce que la méthode n’est pas

Ce n’est pas une méthode pour devenir un robot de la productivité. On gère son temps pour mieux vivre, pour faire ses propres choix et pour arrêter de subir. Pas pour caser encore plus de choses dans une journée déjà pleine.

Ce n’est pas non plus une solution unique à copier-coller. Il n’existe pas d’organisation parfaite qui marcherait pour tout le monde. Le tableau vous donne un point de départ. C’est vous qui construisez la suite, petit à petit, en testant et en réajustant. Et si vous n’y prenez pas de plaisir, ça ne tiendra pas.

Alors soyez indulgent avec vous-même. Faites le tableau, regardez vos trois indicateurs, choisissez une seule chose à changer cette semaine. Et dans trois mois, faites le compte de vos victoires.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre le temps personnel et le temps pour soi ?

Le temps personnel vous procure du plaisir, sans autre bénéfice (un film, une soirée entre amis). Le temps pour soi vous nourrit et vous fait progresser, physiquement, intellectuellement ou spirituellement (le sport, la méditation, une lecture qui vous fait grandir). Une même activité peut parfois relever des deux.

Combien d’heures de travail par semaine est-il raisonnable de faire ?

Il n’y a pas de chiffre universel. C’est justement l’intérêt du tableau des 5 temps. Une fois votre temps obligatoire, votre temps personnel et votre temps pour soi posés, le temps restant vous donne votre capacité réelle. Pour beaucoup de cadres, elle tourne autour de 35 à 45 heures. Au-delà, c’est en général le temps pour soi qui paie la facture.

Comment trouver du temps quand on est débordé ?

Regardez d’abord votre temps perdu, c’est votre réservoir. Ensuite, demandez-vous ce que vous pouvez déléguer, à un collègue ou à un outil. Enfin, posez la question des moyens à votre manager, chiffres à l’appui. Ce qu’il ne faut pas faire, c’est prendre ce temps sur votre sommeil ou votre temps pour soi.

Faut-il refaire le tableau régulièrement ?

Oui, idéalement chaque trimestre, ou à chaque changement important (nouveau poste, naissance, déménagement, passage à temps partiel). Votre capacité évolue avec votre vie.

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