Gestion des temps

Le batch working : être plus efficace sans se cramer

Rémi Trouville

· 17 mars

Cette technique est une que j’ai expérimentée et que je continue d’utiliser pour avoir une productivité maximale au sein des journées. Lors de mes coachings, je remarque qu’ils arrivent aux dirigeants de s’écrouler sous le nombre d’emails qu’ils reçoivent, qu’ils traitent un par un au fil des reçus. Cependant, disperser une même tâche au sein de la même journée réduit la productivité du dirigeant.

Le batch working consiste à regrouper les tâches similaires dans un même bloc de temps afin d’éviter de passer constamment d’une activité à une autre. Le cerveau humain perd beaucoup d’énergie lorsqu’il doit changer de contexte en permanence. Cette alternance constante crée une fatigue cognitive importante et donne l’impression de travailler toute la journée sans réellement avancer. Par exemple, traiter les mails un par un de façon discontinue au sein de la journée ou de la semaine ne permet pas au dirigeant d’être productif. Il est plus productif et simple de placer une période de temps précise dans la journée ou semaine pour traiter leurs emails.

Le principe est donc d’organiser son travail par blocs comme regrouper tous les appels clients dans un même créneau, traiter les mails deux fois par jour plutôt que toutes les dix minutes ou produire plusieurs contenus marketing en une seule session. Le but est d’assigner une tâche précise pendant une durée limitée de la journée pour avoir une concentration efficace et plus profonde durant cette période.

Les impacts de cette méthode

Le batch working a un impact direct sur la qualité du travail et sur l’énergie du dirigeant. En regroupant les tâches similaires dans des créneaux précis, il réduit les interruptions et limite les changements permanents de contexte, qui sont très coûteux mentalement.

Le dirigeant gagne ainsi en concentration, en clarté et en efficacité : il ne subit plus sa journée au fil des mails, des appels ou des sollicitations, mais reprend le contrôle de son agenda. C’est un complément naturel à la matrice Eisenhower pour structurer ses journées.

Cette méthode permet aussi de diminuer la charge mentale, car chaque tâche a désormais un moment prévu pour être traitée. À long terme, le batch working aide donc à produire un travail plus qualitatif, à prendre de meilleures décisions et à préserver son énergie, sans avoir l’impression de courir toute la journée après les urgences.

Les types de tâches à regrouper en un bloc

1. Les emails et messages

Les emails, messages LinkedIn, messages internes ou notifications peuvent rapidement envahir toute la journée. Je conseille de les regrouper dans un ou deux créneaux précis, par exemple en fin de matinée et en fin d’après-midi. Cela permet de rester réactif sans être interrompu en permanence.

2. Les appels et rendez-vous courts

Les appels clients, relances commerciales, points rapides avec l’équipe ou échanges avec des prestataires peuvent être regroupés sur une même plage horaire. Cela évite de casser une matinée de concentration avec plusieurs interruptions réparties dans la journée.

3. Les tâches administratives

Validation de factures, signature de documents, suivi des paiements, classement, gestion RH ou démarches administratives peuvent être traités ensemble dans un bloc dédié. Ce sont souvent des tâches courtes, mais elles deviennent très fatigantes lorsqu’elles sont dispersées toute la journée.

4. La création de contenu

Rédiger des posts LinkedIn, préparer une newsletter, écrire un article de blog, enregistrer des vidéos ou préparer des supports de communication peut être fait par lots. En regroupant ces tâches, on entre plus facilement dans un rythme créatif et on évite de repartir de zéro à chaque fois.

5. Les tâches commerciales

Les relances prospects, devis, suivis clients, réponses aux demandes entrantes ou préparation de rendez-vous commerciaux peuvent être organisés dans des blocs spécifiques. Cela permet d’avoir une meilleure énergie commerciale et de traiter ces sujets avec plus de régularité.

6. Les tâches stratégiques

Réflexion sur la vision de l’entreprise, décisions importantes, analyse des chiffres, préparation d’un lancement ou travail sur les priorités doivent être protégés dans des blocs longs et calmes. Ce sont les tâches qui demandent le plus de concentration et qui ne doivent pas être noyées au milieu des urgences. Pour savoir comment gagner du temps quand on est entrepreneur, cette approche est un levier puissant.

7. Les réunions d’équipe

Les réunions, points de coordination ou validations internes peuvent aussi être regroupés sur certaines demi-journées. Cela évite d’avoir des réunions éparpillées qui fragmentent toute la semaine et empêchent d’avoir de vrais temps de production.

Comment le mettre en place

1. Identifier les tâches répétitives

La première étape consiste à repérer les tâches qui reviennent souvent dans la journée ou dans la semaine. Il peut s’agir des emails, des appels, des tâches administratives, des relances commerciales, des réunions ou encore de la création de contenu. L’objectif est de voir quelles activités prennent de la place dans l’agenda et pourraient être regroupées au lieu d’être traitées au fil de l’eau.

2. Regrouper les tâches similaires

Une fois les tâches identifiées, il faut les classer par famille. Par exemple, tous les emails dans un même bloc, les appels dans un autre, les tâches administratives dans un créneau dédié, et les sujets stratégiques dans un temps protégé. Le but est d’éviter de passer sans cesse d’un type d’attention à un autre.

3. Bloquer des créneaux dans l’agenda

Le batch working fonctionne vraiment lorsqu’il est inscrit dans l’agenda. Il ne suffit pas de se dire “je le ferai quand j’aurai le temps”. Il faut prévoir des créneaux précis, comme une réunion avec soi-même : traitement des emails de 11h30 à 12h, appels clients le mardi après-midi, administratif le vendredi matin, stratégie le lundi en début de journée.

4. Protéger ces blocs de travail

Pendant un bloc de batch working, il est important de limiter les interruptions. Cela peut passer par la fermeture de la boîte mail, la mise en silencieux du téléphone, la désactivation des notifications ou le fait de prévenir son équipe que l’on n’est pas disponible pendant ce créneau. Un bloc de travail n’a d’intérêt que s’il permet une vraie concentration.

5. Commencer petit et ajuster après quelques jours

Il n’est pas nécessaire de réorganiser toute sa semaine dès le départ. Le plus simple est de commencer par une ou deux tâches faciles à regrouper, comme les emails ou l’administratif. Une fois que le dirigeant ressent les bénéfices, il peut progressivement appliquer cette méthode à d’autres domaines de son activité.

Le batch working doit rester réaliste. Si un créneau est trop court, trop long ou mal placé dans la journée, il faut l’ajuster. L’objectif n’est pas de créer une organisation rigide, mais de trouver un rythme qui permet de gagner en efficacité tout en respectant les contraintes réelles du dirigeant.

6. Communiquer avec son équipe

Si le dirigeant travaille avec une équipe, il est utile d’expliquer cette nouvelle organisation. Par exemple, préciser que les emails sont traités à certains moments de la journée ou que les demandes non urgentes doivent être regroupées. Cela évite les incompréhensions et permet à toute l’équipe de mieux respecter les temps de concentration.

Les erreurs à éviter

1. Vouloir tout regrouper d’un coup

La première erreur consiste à vouloir réorganiser toute sa journée ou toute sa semaine immédiatement. Le batch working doit rester simple à mettre en place. Il vaut mieux commencer par une ou deux catégories de tâches, comme les emails ou l’administratif, puis élargir progressivement la méthode aux appels, aux réunions ou aux sujets stratégiques.

2. Créer des blocs trop longs

Un bloc de travail trop long peut devenir contre-productif. Par exemple, prévoir trois heures uniquement pour traiter des emails risque de créer de la fatigue et de la lassitude. Il est souvent plus efficace de prévoir des blocs courts et bien délimités, de 30 à 90 minutes selon le type de tâche.

3. Laisser les notifications ouvertes

Un bloc de batch working perd tout son intérêt si les notifications continuent d’interrompre la concentration. Pendant ces créneaux, il est préférable de fermer la boîte mail, de mettre le téléphone en silencieux et de désactiver les alertes inutiles. L’objectif est de protéger son attention.

4. Ne pas distinguer urgent et important

Le batch working ne doit pas empêcher de traiter les vraies urgences. Certaines demandes nécessitent une réponse rapide. En revanche, beaucoup de sollicitations paraissent urgentes alors qu’elles peuvent attendre le créneau prévu. Le dirigeant doit donc apprendre à distinguer ce qui exige une réaction immédiate de ce qui peut être regroupé.

5. Ne pas prévenir son équipe

Si l’équipe à l’habitude d’obtenir une réponse immédiate, le changement peut créer de la frustration. Il est donc important d’expliquer la nouvelle organisation.

6. Confondre organisation et rigidité

Le batch working n’est pas une prison. L’objectif n’est pas de bloquer chaque minute de la journée, mais de réduire la dispersion. Il faut garder une part de souplesse pour les imprévus, les opportunités ou les urgences réelles. Une bonne organisation doit aider le dirigeant, pas l’enfermer.

7. Utiliser le batch working pour repousser les tâches difficiles

Regrouper les tâches ne doit pas devenir une excuse pour procrastiner. Certaines missions importantes, comme une décision stratégique, une conversation difficile ou une relance commerciale, peuvent être inconfortables. Le batch working doit aider à les traiter dans de bonnes conditions, pas à les repousser indéfiniment. Pour mieux comprendre comment gérer son énergie, cet article complémentaire vous donnera des clés supplémentaires.