Gestion des temps

Vaincre la procrastination : Comprendre et s'organiser.

Rémi Trouville

· 4 juin · Mis à jour le 8 février

Comment vaincre la procrastination, c’est une des questions les plus délicates qu’il soit.

Si vous avez tendance à reporter à plus tard des tâches qui vous ennuient …

Si lorsqu’elles sont reportées, il y a de grandes chances qu’elles soient à nouveau reportées et ainsi de suite à de nombreuses reprises, il y a une probabilité que vous soyez devant une forme de procrastination.

N’ayez pas peur, rien n’est grave …

Enfin cela dépend du niveau où vous en êtes !

Si le matin, vous vous faites une liste d’actions et que le soir, aucune action n’a été réalisée et que vous avez passez votre journée à regarder votre fil d’actualité sur Facebook, alors vous pourriez avoir besoin d’aide !

Si vous ne vous sentez pas l’âme d’un procrastinateur professionnel, mais que vous avez tendance à dire : “Y a qu’à …” ou son pendant : “Faut qu’on …” ; il est probable que la manière dont vous gérez vos priorités et vos actions ne soit pas optimale.

Cela fait plusieurs années que j’aide des personnes à s’améliorer sur leurs gestions de tâches, leurs plannings, leurs priorités. Cela a commencé dans mon métier de manager, et comme j’adore faire progresser les autres à leur rythme, j’ai pu découvrir beaucoup de formes de “procrastination” et tenter beaucoup de tactiques avec mes clients pour solutionner leurs situations …

Et j’en ai compris un point essentiel, chacun peut changer s’il le décide lui-même, la base du coaching me direz vous, et je vous répondrai, vous avez tout compris !

1. Si c’est votre équipe qui n’est pas efficace

Sur ces sujets, je peux intervenir dans votre équipe, dans votre entreprise ou votre association lors d’un atelier d’une heure et demie environ.

Nous démarrons ensemble par se mettre en phase sur le vocabulaire utilisé, et puis nous reprenons les grands basiques théoriques qui permettent de comprendre où se situe la mauvaise compréhension de chacun avec sa propre réalité.

Oui, car pour chacun, l’origine de la procrastination est différente (même s’il existe des grandes familles).

Ensuite, je vous présente une vue des différents temps composant une journée, et des tactiques que j’ai moi-même utilisé dans ma carrière pour susciter le débat et surtout pour que chacun puisse repartir avec les trucs et astuces qu’il souhaite. C’est comme une boîte à outils.

Nous prenons aussi du temps pour échanger entre participant et passer au tamis de l’analyse les difficultés rencontrées dans des exemples parfois cocasses … L’intelligence collective (en toute bienveillance) agrémentée de la théorie apportée par le coach, fait des merveilles !

Appelez-moi pour en savoir plus et voyons ensemble votre besoin.

2. Je ne sais pas si je suis vraiment procrastinateur

Grâce à mon expérience d’accompagnant, j’ai vu passer beaucoup de profils différents et c’est toujours important en premier lieu de fixer le bon diagnostic.

Par mes questions, et à l’écoute de vos réponses, j’ai cette capacité d’évaluer avec vous la taille du problème et donc la bonne solution à envisager.

Parfois en une séance de 45 minutes, je débloque par mon questionnement une situation, ce sont les meilleures 45 minutes de la vie de mon interlocuteurs en général !

Vaincre la procrastination en 45 minutes, qui l’eût crû ! (Et vous ne pourrez plus l’utiliser comme excuse à vos autres problèmes)

Voir les choses différemment, avec un oeil extérieur, en se posant des questions dont on a pas forcément l’habitude peut donner un diagnostic différent.

Parfois au contraire, à la fin de la séance, le constat est clair, la procrastination “maladive” est belle est bien là, et dans ces cas-là, il faut envisager un coaching au plus long cours pour faire émerger les situations, les mécanismes en oeuvre et les solutions.

Cela prend en général entre 7 et 10 séances réparties sur plusieurs mois.

Avec un objectif clair annoncé dès la phase de cadrage, et de l’implication du coaché, j’ai déjà de nombreuses réussites notables à mon actif, et j’en ai même fait une spécialité.

Je vous joins le meilleur témoignage client qui en parle beaucoup mieux que moi :

“Tout a commencé dans le coworking où je travaillais à l’époque, quand Rémi a proposé une soirée sur “la procrastination”. En tant que scénariste indépendant, travaillant principalement seul et devant mon ordinateur, j’avais largement eu le loisir d’expérimenter ce “fléau moderne” qu’est la procrastination. Surtout, j’en souffrais car au-delà des problèmes de productivité que cela impliquait, c’est mon estime de moi-même qui en prenait un coup. J’ai donc demandé à Rémi, à l’issue de cette soirée, s’il serait possible de m’accompagner individuellement pour changer mes habitudes, comprendre d’où cela venait et idéalement, régler le problème.

En quelques séances de coaching, Rémi a réussi à me faire prendre conscience de l’origine du problème, m’a donné des clefs d’organisation et, surtout, m’a appris à me respecter moi-même, à respecter mon temps.

Je crois que c’est ce qui m’a le plus marqué dans son coaching : il était vraiment à mon écoute et me laissait trouver les solutions moi-même. Suite à ces séances, la situation s’est nettement améliorée pour moi mais la procrastination est souvent revenue. Et là je me suis rendu compte que ce dont il m’avait fait prendre conscience me permettait de continuer à m’améliorer même une fois le coaching terminé. Aujourd’hui, cela fait deux-trois ans que le coaching est terminé, et je ne procrastine tout simplement plus. Ma carrière s’en porte forcément d’autant mieux, je n’ai jamais autant écrit et surtout jamais autant pris de plaisir à mon métier. Je n’ai pas adopté toutes les techniques de Rémi, mais grâce à son accompagnement, j’ai trouvé ma propre voie et, de fait, augmenté ma confiance en moi, ce qui n’est pas un bénéfice négligeable, il faut bien le reconnaître.”

4. Les techniques concrètes pour vaincre la procrastination

OK, on a parlé diagnostic, on a parlé accompagnement, on a parlé organisation. Mais concrètement, qu’est-ce que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour arrêter de repousser vos tâches à demain (puis après-demain, puis la semaine prochaine…) ? Voici les techniques que je recommande le plus souvent à mes clients, et que j’utilise moi-même au quotidien.

La technique Pomodoro : 25 minutes qui changent tout

Le principe est d’une simplicité désarmante : vous travaillez 25 minutes sans aucune interruption, puis vous prenez 5 minutes de pause. Vous répétez ce cycle 4 fois, et après le quatrième Pomodoro, vous vous accordez une pause de 15 minutes.

Pourquoi ça marche ? Parce que 25 minutes, c’est fini et borné. Votre cerveau n’a pas l’impression de se lancer dans un marathon. Il accepte beaucoup plus facilement de se concentrer quand il sait que la ligne d’arrivée est proche. Et surtout, ça crée une forme d’urgence qui pousse à l’action.

J’utilise cette technique avec mes clients dirigeants qui n’arrivent plus à avancer sur leurs dossiers stratégiques. Vous savez, ces fameux dossiers de fond qu’on reporte éternellement parce qu’il y a toujours un email plus urgent ou un coup de fil à passer ? Eh bien, un Pomodoro de 25 minutes sur le dossier stratégique le matin, et en une semaine, vous avez avancé plus que durant tout le mois précédent. Essayez, vous allez être surpris.

La règle des 2 minutes (David Allen)

Celle-ci, je l’adore. Le concept vient de David Allen et sa méthode Getting Things Done : si une tâche prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement. Pas de liste, pas de post-it, pas de “je le ferai plus tard”. Vous le faites, point.

Pourquoi ? Parce que ces micro-tâches, quand elles s’accumulent, elles deviennent un monstre. Répondre à cet email, signer ce document, passer cet appel rapide… Individuellement, c’est rien. Mais quand vous avez 30 micro-tâches en attente, ça crée un brouillard mental qui vous empêche de vous concentrer sur l’essentiel. Et c’est exactement ce brouillard qui nourrit la procrastination.

Si vous avez du mal à organiser votre quotidien de manager, cette règle est un excellent point de départ. Elle libère votre charge mentale et vous permet de vous attaquer ensuite aux vrais sujets de fond.

Eat the Frog : Avalez le crapaud dès le matin

Mark Twain disait : “Si votre travail consiste à avaler un crapaud, il vaut mieux le faire dès le matin. Et si votre travail consiste à en avaler deux, commencez par le plus gros.”

Traduction : la tâche que vous redoutez le plus, faites-la en premier. Le matin, votre énergie et votre volonté sont à leur pic. Chaque décision que vous prenez dans la journée consomme un peu de cette réserve. Alors si vous attendez 17h pour attaquer le dossier qui vous fait peur, vous n’aurez tout simplement plus la ressource mentale pour le faire.

Je vois ça tout le temps chez les managers et dirigeants que j’accompagne. Ils commencent leur journée par les emails, les réunions, les urgences des autres… Et à 18h, ils se retrouvent seuls avec leur dossier stratégique, vidés. Inversez l’ordre. Votre crapaud en premier, les emails après. Votre journée sera transformée.

Le time-blocking : bloquez vos créneaux

Vous ne manqueriez jamais un rendez-vous client ou un comité de direction, n’est-ce pas ? Alors pourquoi traitez-vous différemment le temps que vous devez consacrer à vos propres dossiers ?

Le time-blocking, c’est bloquer des créneaux dans votre agenda pour vos tâches prioritaires et les traiter exactement comme des réunions que vous ne pouvez pas annuler. Vous bloquez 9h-10h30 pour votre projet stratégique ? C’est sanctuarisé. Personne ne peut vous mettre une réunion dessus, et vous ne répondez ni aux emails ni au téléphone pendant ce créneau.

Cette technique est particulièrement redoutable pour les managers qui passent leurs journées de réunion en réunion et qui se retrouvent sans aucun créneau pour avancer sur leurs propres sujets. Si ce n’est pas dans l’agenda, ça n’existe pas. Bloquez vos créneaux, défendez-les, et vous verrez la procrastination reculer mécaniquement.

L’effet Zeigarnik : commencez, c’est le plus dur

Vous connaissez cette sensation agaçante quand vous avez commencé un puzzle et qu’il vous reste 3 pièces à placer ? Impossible de penser à autre chose tant que ce n’est pas terminé. C’est l’effet Zeigarnik : notre cerveau retient mieux les tâches inachevées que les tâches terminées. Les tâches non finies occupent notre esprit et créent une tension qui pousse à les compléter.

Et c’est une arme redoutable contre la procrastination. Vous n’avez pas besoin de vous motiver pour finir une tâche. Vous avez juste besoin de la commencer. Accordez-vous 5 minutes seulement sur ce dossier que vous repoussez depuis des semaines. Juste 5 minutes. Ouvrez le fichier, écrivez la première ligne, posez le premier chiffre. Votre cerveau fera le reste, parce qu’il déteste laisser les choses en suspens.

Le plus dur, c’est de commencer. Le reste suit naturellement. Je le répète à tous mes clients, et ceux qui essaient sont toujours étonnés de voir à quel point c’est vrai.

Retenez bien un point. Pour vaincre la procrastination, il n’y a pas de solution miracle unique. Vous êtes unique. Vous avez juste besoin d’aide pour mieux comprendre et choisir vos solutions par rapport à votre situation. C’est toute la beauté d’un coaching.

3. Je ne suis pas un vrai procrastinateur, j’ai juste du mal à m’organiser en tant que manager

Prenons du temps ensemble pour lister les problématiques rencontrées et définir les solutions adéquates.

Bien s’organiser est une compétence clé.

Comment prioriser ?

Comment gérer les imprévus ?

Comment organiser son flux d’emails entrants, de coups de fils, de notifications, …

Comment dire non poliment ? Comment négocier les dead-line ?

Il y a tout un pan de techniques d’organisation, et je vous propose d’en discuter en visio.

Tout commence par un échange téléphonique pour faire connaissance, en toute discrétion et en toute simplicité.